Notionの共有公開設定と実際の範囲を確認してみた

SaaSの公開設定が具体的にどのように公開されるのか判断し難いケースはそれなりにあるのではと思います。

社のデザイナーMTGでTrelloの公開設定の問題はUIどうすれば防げたろうねという話をして、公開範囲をイラストで示すとかインタラクティブなダイアログで適切な範囲を選べるよう誘導するとか考えた結果、「公開」という語が適切じゃないんじゃないかに落ち着いた pic.twitter.com/WVXGI0jfir

— カニ (@kanizmb) April 6, 2021

最近はNotionも話題に上がりますが、これも中々公開設定が判断し難いところです。具体的に設定がどう反映されるのかまとめてみました。

Notionの公開設定

Notionでは各ページで右上のShareを選択して「Share to Web」を有効にすることで外部に公開されます。
(下図は無効な状態)

公開される範囲ですが、ルールとしては以下の通り。

• 一番大きな単位は下図で左側メニューから赤枠で囲んだ項目単位。下図では枠を付けていないものの、「Getting Started」から「Reading List」迄も対象。
  
• ページを親子構成で作っている場合、親を公開したら子も公開となるが、子のみ公開時には親は非公開
• どのページが公開設定なのかは一目では分かりづらい(気になる場合はそれぞれ要確認！

外部からの見え方は、左側のメニューが隠蔽された状態の独立ページのような感じになります。実際に確認したい場合は必ずログアウトしてからURLへの直アクセスにて行いましょう。

外部共有を強制不可能にする場合

Notionはセキュリティの項目に「Prevent members from sharing pages publicly」が存在します。これを利用することでウェブ上への公開オプションの操作そのものが不可能となります。ただしEnterpriseプラン限定です。

あとがき

最近は初期設定が非公開となっているSaaSも多く、利用者側で設定を変更しない限りはほとんどは外部公開に至りません。他の人と共有したいという目的がある場合は、外部公開での参照ではなく登録ユーザとしての共有ができないか試みましょう。